Contabilidad simple para revendedores

Práctico · Lectura de 6 minutos

No hace falta un programa de contabilidad caro para saber si tu negocio de reventa de cajas de devoluciones de Amazon gana dinero de verdad. Con una hoja de cálculo bien estructurada y diez minutos a la semana tienes control total sobre gastos, ventas y margen real. Aquí tienes el sistema que usan la mayoría de revendedores que llevan las cuentas claras sin agobiarse.

Por qué llevar cuentas desde el primer día

Muchos revendedores empiezan calculando el margen "a ojo": compraron una caja por 80 €, vendieron cosas por 150 € y asumen que ganaron 70 €. El problema es que ese cálculo olvida el coste del envío al comprador, el tiempo dedicado, la comisión de la plataforma de venta y, sobre todo, lo que no se llegó a vender. Sin una hoja de control, es fácil creer que el negocio va bien cuando en realidad el margen real es mucho más ajustado, o incluso negativo en algún mes con mucho stock parado.

Llevar cuentas simples desde el principio también te prepara para la parte fiscal si te das de alta como autónomo: es mucho más fácil declarar ingresos y gastos cuando ya tienes todo apuntado mes a mes, en vez de reconstruir la actividad de memoria en marzo del año siguiente.

La hoja de control mínima que necesitas

No hace falta complicarse con software de contabilidad desde el minuto uno. Una hoja de cálculo con estas columnas es suficiente para empezar:

• Fecha de compra del lote o caja.
• Coste del lote, incluyendo el envío que tú pagaste al recibirlo.
• Artículo vendido, con una fila por cada venta individual.
• Precio de venta y plataforma donde se vendió (Wallapop, Vinted, eBay, en mano).
• Coste de envío al comprador, si lo asumes tú.
• Comisión de la plataforma, si la hay (eBay y algunas ventas de Vinted la cobran).
• Margen neto de esa venta, calculado automáticamente con una fórmula.
• Estado: vendido, en stock, devuelto.

Con estas ocho columnas y una fórmula sencilla de resta, tienes visibilidad total sin necesidad de saber contabilidad de verdad. Puedes apoyarte en la calculadora de rentabilidad de la tienda para hacer una primera estimación antes incluso de comprar el lote.

Qué apuntar de cada compra de lote

Cuando llega un pedido, sea una caja de electrónicos o un palé completo, apunta el coste total incluyendo el envío en la misma fila, y anota también una estimación rápida del número de artículos vendibles que ves al abrirlo. Esa cifra te sirve luego para calcular el coste medio por unidad: si pagaste 120 € por un lote con 15 artículos aprovechables, tu coste medio de partida es de 8 € por unidad, antes de sumar embalaje y envío de cada venta.

Ese coste medio por unidad es el dato que de verdad te dice si un precio de venta tiene margen o no, mucho más útil que fijarte solo en el precio total del lote.

El cierre mensual: qué revisar y cuánto tarda

Dedica entre 30 y 60 minutos el último día del mes, o el primero del siguiente, a hacer este repaso:

1. Suma total de ventas del mes, por plataforma si vendes en varias.
2. Suma total de gastos: lotes comprados, material de embalaje, envíos, comisiones.
3. Margen neto del mes: ventas menos gastos, el número que de verdad importa.
4. Stock pendiente: cuántos artículos siguen sin vender y desde cuándo, para detectar si algo lleva demasiado tiempo parado.
5. Comparación con el mes anterior: si el margen sube o baja, y por qué (quizá compraste un lote peor, o bajaste precios en rebajas).

Este cierre mensual es también el momento de decidir cuánto reinvertir en el siguiente lote y cuánto guardar, algo que tratamos con más detalle en reinvertir beneficios de la reventa.

Herramientas simples: de la hoja de cálculo a algo más

Para empezar, una hoja de Google Sheets o Excel compartida contigo mismo en el móvil es más que suficiente, y tiene la ventaja de que puedes apuntar una venta nada más cerrarla, sin depender de estar delante del ordenador. Si tu volumen crece mucho, apps de gestión de gastos gratuitas con categorías personalizadas pueden ayudarte a automatizar parte del registro, pero no son necesarias hasta que gestiones varias decenas de ventas al mes.

Lo importante no es la herramienta, es el hábito: apuntar cada venta el mismo día que ocurre, no dejarlo acumular. Cinco minutos diarios de constancia valen mucho más que una hoja perfecta que dejas de actualizar a la segunda semana.

Un ejemplo numérico de cierre mensual

Imagina un mes en el que compraste dos cajas: una de 90 € y otra de 130 €, total 220 € de coste de mercancía. Vendiste 22 artículos por un total de 410 €, gastaste 35 € en material de embalaje y envíos que asumiste tú, y pagaste 12 € en comisiones de eBay por un par de ventas. El cálculo queda así: 410 € de ventas, menos 220 € de coste de lotes, menos 35 € de embalaje y envío, menos 12 € de comisiones, igual a 143 € de margen neto ese mes. Te quedan además 6 artículos sin vender que pasan como stock al mes siguiente, y que no debes contar como pérdida, sino como inventario pendiente.

Ver el número final de un vistazo, en vez de tener la sensación difusa de "este mes ha ido bien", es lo que te permite decidir con datos si merece la pena comprar un lote más grande, cambiar de categoría de producto o ajustar precios el mes siguiente.

Qué hacer con la parte fiscal

Esta hoja de control es tu herramienta de gestión, pero no sustituye el asesoramiento fiscal. Si tu actividad de reventa empieza a ser habitual y con volumen, lo correcto es consultar con una gestoría para valorar el alta como autónomo y entender cómo declarar correctamente los ingresos según tu caso concreto; en darse de alta como autónomo para revender devoluciones tienes el punto de partida, y en régimen de IVA y margen para revendedores puedes ampliar cómo funciona fiscalmente esta actividad. Cada situación personal es distinta, así que no tomes esta guía como sustituto de un asesor.

Preguntas frecuentes

➜ Sigue leyendo: Gestionar el stock por temporada